Integrale Planung mittels Projektraum

Bauherr und Planer setzen auf internetbasiertes Projektmanagement

Die Anforderungen an Industriebauten haben sich in den letzten Jahren ständig erhöht. Architekten sollen ein architektonisch stimmiges, technisch innovatives sowie wirtschaftliches Gesamtwerk liefern. Die Bauherren dagegen müssen den Generalplaner finden, der ihre Zielsetzungen optimal umsetzt. Durch ein von Roche Diagnostics GmbH entwickeltes dreistufiges Bewerber-Evaluierungsverfahren kamen das Karlsruher Architekturbüro Schmidt & Schmidt und das Healthcare-Unternehmen zusammen. Den Bauanforderungen begegnen sie mittels integraler Planung und setzen dabei auf internetbasiertes Projektmanagement. Entschieden hat man sich für projectSphere des Frankfurter Anbieters AWARO GmbH.

Roche Diagnostics hatte neben der Anforderung an eine reibungslose Kommunikation aller Projektbeteiligten ein hohes Bedürfnis an die transparente Abwicklung aller Prozesse. Diese müssen jederzeit nachvollziehbar und Dokumente schnell auffindbar sein. Da sie hohen internationalen Standards unterworfen sind, müssen sie den regelmäßigen stattfindenden Audits standhalten. Es galt daher, Prozesse genauestens zu definieren, Dokumente strukturiert zentral abzulegen und allen zugänglich zu machen.

projectSphere bietet Funktionsbausteine, die die Projektbeteiligten bei organisatorischen Aufgaben sowie bei der Kommunikation, Koordination und der Dokumentation unterstützen. Voraussetzung sind klare und verbindliche Festlegungen, die das Zusammenspiel der Beteiligten regeln. Diese werden in Form einer Projektorganisation, von Berechtigungsprofilen, Kommunikationsregeln und Basisstrukturen konfiguriert. Das System beinhaltet Module, die Dokumenten-/ Planmanagement, Kommunikation, Aufgabenmanagement und Schriftverkehr sowie das Benutzermanagement abdecken.

Bei Projektstart definieren die Generalplaner mit dem Bauherrn die Projektorganisation und die Ablagestruktur der Dateien. Im System sind alle beteiligten Firmen mit den relevanten Mitarbeitern verzeichnet und in Gruppen wie Architekten, Fachplaner, ausführende Firmen und auf Bauherrenseite in Projektmanagement, Geschäftsführung, Betriebsrat, Einkauf, Arbeitssicherheit etc. eingeteilt. Diesen werden entsprechende Zugriffsrechte zugewiesen.

Die Beteiligten legen projektrelevanten Zeichnungen, Berechnungen, Terminpläne sowie vertragsrelevanten Dokumente wie Leistungsbeschreibungen, Leistungsverzeichnisse und den notwendigen Schriftverkehr in ihren verschiedenen Versionen auf dem Server ab. Das System benachrichtigt die Teilnehmer automatisch über im Projektraum neu abgelegte Informationen. So erarbeiten die Beteiligten schon während der Planungs- und Ausführungsphase Teile der später benötigten Dokumentation und dokumentieren den Planungsprozess.

Mittlerweile haben sowohl Schmidt & Schmidt als auch Roche Diagnostics mehrere Projekte mit projectSphere abgewickelt. Für das Architekturbüro liegt der Nutzen in der Flexibilität, in der Benutzerorientiertheit sowie bei der täglichen Arbeit im einfachen Sammeln und Verteilen der notwendigen Informationen in digitaler Form. Alle Beteiligten, Fachplaner, ausführende Firmen sowie der Auftraggeber haben schnellen Zugriff auf die projektrelevanten Daten und das orts- und zeitunabhängig. Auf Bauherrenseite sieht man neben der hohen Integration aller Beteiligten und der Dokumentation der Arbeitsprozesse für die Qualitätssicherung das Wissensmanagement als Motiv für den Einsatz des virtuellen Projektraumes. So kann beim Start-up eines neuen Projektes darauf zugegriffen und bei Übergabe an den Betreiber die relevante Dokumentation zur Verfügung gestellt werden.

Weitere Informationen zum Internetbasierten Projektraum sind erhältlich bei der AWARO GmbH, Hanauer Landstr. 135 – 137, 60314 Frankfurt a. Main, Telefon 069 / 43 05 36-0, Telefax: 069 / 43 05 36-11, e-mail: info@awaro.com und im Internet unter www.awaro.com

Autorin: Heike Blödorn, Karlsruhe   4.05.2005